Аутсорсинг кадрового учета для малого бизнеса

Кадровый учет обязателен практически для любого работодателя. Даже если в компании работает всего один сотрудник, необходимо оформлять трудовые договоры, приказы, кадровые документы, соблюдать требования трудового законодательства и хранить кадровую документацию.

Для малого бизнеса содержание штатного кадровика часто оказывается невыгодным. Поэтому многие предприниматели передают ведение кадрового делопроизводства на аутсорсинг специализированным компаниям.

Разберем, когда такой подход действительно помогает экономить деньги и снижать риски, а также как выбрать подрядчика для кадрового сопровождения бизнеса.

Коротко

Аутсорсинг кадрового учета - это передача кадрового делопроизводства внешнему исполнителю. Подходит ИП и ООО, у которых нет постоянной потребности в штатном кадровике. Позволяет снизить расходы на персонал и уменьшить риск штрафов. Подрядчик может вести кадровое делопроизводство полностью или выполнять отдельные задачи. Перед заключением договора важно проверить опыт, ответственность и перечень услуг. Для малого бизнеса аутсорсинг часто обходится дешевле найма штатного специалиста.

Что такое аутсорсинг кадрового учета

Аутсорсинг кадрового учета - это передача кадровых функций сторонней организации или специализированному кадровому провайдеру. Исполнитель берет на себя оформление кадровых документов, сопровождение сотрудников, контроль соблюдения требований трудового законодательства и подготовку документов для проверок.

В зависимости от потребностей бизнеса подрядчику можно передать как весь кадровый учет, так и отдельные процессы.

Что входит в ведение кадрового учета

Перечень услуг зависит от конкретного подрядчика, однако чаще всего включает:

• оформление приема сотрудников;
• подготовку трудовых договоров;
• оформление переводов и увольнений;
• ведение личных дел работников;
• оформление отпусков;
• оформление командировок;
• подготовку приказов;
• ведение штатного расписания;
• разработку локальных нормативных актов;
• подготовку документов для проверок трудовой инспекции.

Многие компании дополнительно проводят аудит кадрового делопроизводства и исправляют ранее допущенные нарушения.

Когда аутсорсинг кадрового учета выгоден

В компании мало сотрудников

Если в штате работают 3–20 человек, кадровая нагрузка обычно невысока. Содержать отдельного кадровика может быть экономически нецелесообразно. В таких случаях аутсорсинг позволяет получать профессиональное сопровождение без расходов на полноценную штатную единицу.

Нет кадрового специалиста

Многие предприниматели самостоятельно ведут кадровое делопроизводство до появления первых сотрудников. По мере роста бизнеса возрастает риск ошибок и штрафов. Передача кадрового учета профессионалам позволяет сосредоточиться на развитии бизнеса.

Бизнес быстро растет

При активном найме сотрудников объем кадровой работы увеличивается в несколько раз. Аутсорсинговая компания может быстро масштабировать обслуживание без поиска новых сотрудников в штат.

Необходим кадровый аудит

Если кадровые документы ранее велись самостоятельно, полезно провести аудит кадрового делопроизводства перед проверками контролирующих органов.

Когда лучше оставить кадровика в штате

Полный аутсорсинг подходит не всем компаниям. Штатный специалист может быть более выгодным вариантом, если:

• численность персонала превышает несколько десятков сотрудников;
• постоянно происходят кадровые изменения;
• компания имеет сложную структуру;
• требуется ежедневная работа с персоналом;
• необходимо оперативное присутствие специалиста в офисе.

Преимущества аутсорсинга кадрового делопроизводства

Снижение расходов

Не нужно оплачивать зарплату кадровика, страховые взносы, отпускные, больничные и организацию рабочего места.

Снижение риска штрафов

Специализированные компании постоянно отслеживают изменения законодательства и применяют актуальные требования в работе.

Доступ к экспертизе

Над проектом часто работают сразу несколько специалистов с опытом решения различных кадровых вопросов.

Предсказуемые затраты

Стоимость услуг фиксируется договором и обычно не зависит от отпусков или увольнений специалистов подрядчика.

Недостатки кадрового аутсорсинга

Передача кадрового учета внешней организации имеет и некоторые ограничения:

• меньший контроль над процессами;
• зависимость от качества работы подрядчика;
• необходимость обмена документами;
• возможные задержки при согласовании нестандартных кадровых вопросов.

Какие ошибки чаще всего находят при кадровом аудите

При проведении аудита кадрового делопроизводства специалисты регулярно выявляют:

• отсутствие обязательных локальных актов;
• ошибки в трудовых договорах;
• неправильное оформление отпусков;
• нарушения при увольнении сотрудников;
• отсутствие обязательных приказов;
• ошибки в личных карточках работников;
• несоблюдение сроков хранения документов.

Как выбрать подрядчика для ведения кадрового учета

Изучите опыт компании

Уточните, сколько лет подрядчик работает на рынке и какие категории бизнеса обслуживает.

Проверьте перечень услуг

Важно понимать, какие задачи входят в базовую стоимость обслуживания, а какие оплачиваются отдельно.

Уточните ответственность

В договоре должны быть прописаны обязанности сторон и ответственность исполнителя за ошибки.

Узнайте порядок взаимодействия

Выясните, каким образом передаются документы, кто отвечает за коммуникацию и как быстро решаются вопросы.

Проверьте наличие кадрового аудита

Хорошие подрядчики обычно предлагают аудит кадрового делопроизводства перед началом сотрудничества.

Какие документы стоит запросить у подрядчика

• договор оказания услуг;
• соглашение о конфиденциальности;
• регламент взаимодействия;
• примеры отчетности;
• описание бизнес-процессов;
• сведения о квалификации специалистов.

Как организовать передачу кадрового учета на аутсорсинг

1. Провести аудит текущих кадровых документов.
2. Устранить критичные ошибки.
3. Заключить договор с подрядчиком.
4. Передать кадровую документацию.
5. Настроить порядок обмена документами.
6. Определить ответственных лиц со стороны бизнеса.

Сколько стоит аутсорсинг кадрового учета

Стоимость зависит от количества сотрудников, объема кадровых операций и перечня услуг. Для небольших компаний аутсорсинг обычно обходится существенно дешевле содержания штатного кадровика. При выборе подрядчика важно ориентироваться не только на цену, но и на качество сопровождения.

Где заказать ведение кадрового учета

Для малого бизнеса удобным вариантом может стать профессиональное ведение кадрового учета, которое помогает снизить нагрузку на предпринимателя и обеспечить соблюдение требований трудового законодательства.

Если компании требуется комплексное кадровое делопроизводство, стоит выбирать подрядчика, который не только оформляет документы, но и помогает минимизировать кадровые риски.

Аутсорсинг кадрового учета наиболее выгоден малому бизнесу, который не готов содержать штатного кадровика, но хочет соблюдать требования трудового законодательства и избежать штрафов. При выборе подрядчика важно оценивать опыт компании, уровень экспертизы, перечень услуг и ответственность по договору. Грамотно организованный кадровый аутсорсинг позволяет предпринимателю сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на оформлении кадровых документов.

Частые вопросы

Что входит в кадровый аутсорсинг?
Обычно это оформление кадровых документов, прием и увольнение сотрудников, ведение личных дел, подготовка приказов и кадровое сопровождение работодателя.

Можно ли передать на аутсорсинг только часть кадровых задач?
Да, многие подрядчики оказывают как комплексные услуги, так и выполняют отдельные кадровые функции.

Нужен ли кадровый учет ИП с сотрудниками?
Да. Любой работодатель обязан вести кадровую документацию независимо от организационно-правовой формы бизнеса.

Что такое аудит кадрового делопроизводства?
Это проверка кадровых документов на соответствие требованиям трудового законодательства.

Кто отвечает за ошибки в кадровых документах?
Перед контролирующими органами ответственность несет работодатель, поэтому важно внимательно выбирать подрядчика и фиксировать ответственность в договоре.

Что выгоднее: кадровик в штате или аутсорсинг?
Для малого бизнеса аутсорсинг часто оказывается более экономичным решением.

Можно ли передать кадровый учет ИП на аутсорсинг полностью?
Да, большинство кадровых процессов можно передать внешнему подрядчику.

Как часто нужно проводить кадровый аудит?
Рекомендуется проводить проверку не реже одного раза в год или перед ожидаемыми проверками.