Проверка кадрового делопроизводства: за что штрафуют чаще всего

Государственная инспекция труда (ГИТ) следит за тем, чтобы компании соблюдали трудовое законодательство. Если инспектор находит нарушения в документах, бизнес получает штраф. Иногда — до 1 млн. рублей. Особенно часто ошибки допускают в оформлении кадровой документации. Чтобы снизить риски, предприниматели пользуются кадровыми услугами от специализированных компаний.

Нарушения в трудовых договорах

Главное правило — каждый сотрудник должен работать по письменному договору. Без него нельзя допускать человека к работе, даже на один день.

Частые ошибки:

• нет подписанного трудового договора;
   

• договор оформлен, но не соответствует закону (например, не прописаны условия оплаты, график работы или место работы);
   

• вместо трудового заключён гражданско-правовой договор, хотя отношения фактически трудовые.
   

За это предусмотрен штраф: для компании — от 50 до 100 тысяч рублей, для директора — от 10 до 20 тысяч.

Отсутствие обязательных документов

Кадровые документы — это основа отношений между сотрудником и работодателем. Их отсутствие — нарушение закона.

Обязательные документы:

• штатное расписание;
   

• табель учёта рабочего времени;
   

• график отпусков;
   

• приказы о приёме, переводе, увольнении;
   

• заявления сотрудников (о приеме, отпусках, увольнении)

• трудовые договоры со всеми дополнениями и изменениями;

• локально-нормативные акты, должностные инструкции и листы ознакомления;

• документы о проведении СОУТ, наличие журналов инструктажа по охране труда

Если нет хотя бы одного документа, ГИТ может оштрафовать организацию на сумму до 50 тысяч рублей. Повторное нарушение — до 200 тысяч.

Ошибки в трудовых книжках

Если компания ведёт бумажные трудовые книжки, нужно строго соблюдать правила. Ошибки в записях, отсутствие печати или подписи — это повод для штрафа.

Трудовую книжку нужно выдать в день увольнения. Задержка — нарушение. За это организация может получить штраф до 50 тысяч рублей.

Персональные данные

Работодатель обязан получать письменное согласие на обработку персональных данных. Также нужно обеспечить защиту этих данных: хранить в закрытых шкафах, ограничить доступ.

Распространённые ошибки:

• нет согласия на обработку;
   

• документы хранятся в открытом доступе;
   

• уволенным сотрудникам не выдали акт уничтожения документов.
   

За это предусмотрен штраф от Роскомнадзора — до 100 тысяч рублей за каждое нарушение.

Иностранные сотрудники

Если в компании работают иностранцы, на них должны быть разрешения и уведомления в миграционные органы. Нарушения — одни из самых дорогих.

Отсутствие разрешения или уведомления может обойтись в 1 млн. рублей на компанию. В некоторых случаях — приостановка деятельности на 90 суток.

Как подготовиться к проверке

Чтобы избежать штрафов, проверьте:

• есть ли письменные трудовые договоры на всех сотрудников, удостоверьтесь в наличии подписи работника;
   

• оформлены ли все обязательные кадровые документы;
   

• заполнены ли трудовые книжки без ошибок;
   

• проведены ли инструктажи по охране труда и СОУТ;
   

• получены ли согласия на обработку персональных данных;
   

• правильно ли оформлены иностранные сотрудники.
   

Проведите внутреннюю проверку или наймите кадрового аудитора. Обучите кадровиков, обновите локальные нормативные акты, настройте автоматизацию учёта или отдайте кадровое делопроизводство на аутсорс.

Вывод

ГИТ часто находит нарушения в кадровых документах. Большинство из них легко предотвратить, если вести документацию по правилам. Проверяйте свои бумаги и не оставляйте всё на последний момент. Это дешевле, чем платить штрафы.